Automatisierte Betriebsanleitungen erstellen
IT / OT
Die Christof Fischer GmbH automatisiert ihre technische Dokumentation mit »docuglobe«. Strukturierte Daten, modulare Inhalte und klare Regeln reduzieren den Aufwand für anlagenspezifische Betriebsanleitungen von rund 40 Stunden auf weniger als fünf Minuten.
Das Masterdokument enthält Informationen über alle Produkte (Bild: gds).
Die Christof Fischer GmbH hat ihren Prozess für technische Dokumentation umgestellt: Anlagenspezifische Betriebsanleitungen werden nicht mehr manuell zusammengestellt, sondern weitgehend automatisch aus vorhandenen Daten erzeugt. Grundlage dafür sind strukturierte Produktinformationen, modular aufgebaute Inhalte und ein klar definiertes Regelwerk. Der Aufwand sank dadurch laut Unternehmensangabe von rund 40 Stunden pro Anleitung auf weniger als fünf Minuten. Gleichzeitig wurden Inhalte konsistenter und die technische Redaktion im Tagesgeschäft entlastet.
Vom manuellen Zusammenstellen zur regelbasierten Ausgabe
Das Unternehmen arbeitet mit modular aufgebauten Anlagen in der Kälte-, Klima- und Systemtechnik. Jede Anlage wird kundenspezifisch konfiguriert und unterscheidet sich in Aufbau, Komponenten und Funktionen. Diese Variantenvielfalt war lange eine Herausforderung für die Dokumentation: Für jede Betriebsanleitung mussten Inhalte ausgewählt, Varianten geprüft und technische Daten übertragen werden.
Variantenvielfalt bei den Produkten der Christof Fischer GmbH (Bild: gds).
Der neue Ansatz setzt früher im Prozess an. Statt einzelne Dokumente immer wieder neu zu erstellen, wurden Inhalte modularisiert und in einem Masterdokument zusammengeführt. Dieses Dokument bildet die Summe der möglichen Inhalte ab, die für verschiedene Anlagenvarianten relevant sein können. Welche Module am Ende in einer konkreten Anleitung erscheinen, entscheidet ein Regelwerk. Die Redaktion legt also nicht mehr jede Anleitung manuell an, sondern definiert Strukturen, Regeln und Qualitätsstandards.
Strukturierte Daten als Grundlage
Ein wichtiger Baustein ist der im Unternehmen entwickelte Konfigurator. Er liefert die relevanten Informationen zu einer Anlage, darunter technische Daten, spezifische Ausstattungsmerkmale sowie zugehörige Grafiken und Zeichnungen. Die Daten werden strukturiert bereitgestellt, unter anderem als JSON- und CSV-Dateien.
Workflow automatisierte Dokumentation (Bild: gds).
Diese Informationen fließen in das Redaktionssystem »docuglobe« der gds GmbH. Dort werden Inhalte automatisch gefiltert, kombiniert und in die passende Dokumentstruktur gebracht. Aus dem Masterdokument entsteht so eine Betriebsanleitung, die zur jeweiligen Anlage passt. Der Prozess wurde damit umgedreht: Nicht die Redaktion sucht die passenden Inhalte zusammen, sondern das System erstellt auf Basis definierter Regeln die benötigte Dokumentation.
Neue Rolle der technischen Redaktion
Die Automatisierung ersetzt die technische Redaktion nicht, verändert aber ihre Aufgaben. Im Fokus stehen heute stärker Struktur, Modularisierung, Datenqualität und Standards. Die eigentliche Dokumenterzeugung übernimmt das System. Dadurch bleibt mehr Zeit für die Pflege der Inhalte und für die Weiterentwicklung des Regelwerks.
Auch im Service zeigt sich der Effekt: Rückfragen von Kunden gehen zurück, weil die bereitgestellten Informationen präziser und vollständiger zur jeweiligen Anlage passen. Für die weitere Entwicklung sind zusätzliche Datenquellen und der Einsatz von KI zur Aufbereitung und Strukturierung von Daten vorgesehen. Das Ziel ist eine durchgängige digitale Informationskette, bei der technische Dokumentation möglichst nahtlos aus vorhandenen Unternehmensdaten entsteht.
